Nội dung
Khi chuẩn bị hồ sơ xin Visa Nhật Bản, ngoài các giấy tờ chứng minh công việc, tài chính hoặc lịch trình chuyến đi, thì còn một giấy tờ quan trọng khác là Tờ khai xin Visa Nhật Bản. Trên thực tế đây là một trong những giấy tờ bắt buộc trong mọi hồ sơ xin Visa và cũng là nơi để cơ quan xét duyệt đối chiếu các thông tin liên quan đến người nộp.
Tuy nhiên, không ít trường hợp hồ sơ bị yêu cầu chỉnh sửa hoặc bổ sung chỉ vì điền thiếu thông tin, khai không thống nhất với giấy tờ đính kèm hoặc sử dụng sai mẫu đơn. Vậy Tờ khai xin Visa Nhật Bản là gì? Cách điền như thế nào để hạn chế sai sót và tăng tính chính xác cho hồ sơ? Trong bài viết này, Nippon Travel sẽ hướng dẫn chi tiết mẫu tờ khai visa Nhật Bản cùng cách điền từng mục thông tin theo đúng quy định hiện hành nhé!
Tờ khai visa Nhật Bản là gì?
Tờ khai visa Nhật Bản là mẫu đơn do cơ quan ngoại giao Nhật Bản ban hành, được sử dụng để cung cấp các thông tin cơ bản của người xin visa như nhân thân, nghề nghiệp, mục đích nhập cảnh, thời gian lưu trú và các thông tin liên quan đến chuyến đi. Đây là một trong những giấy tờ bắt buộc cần có trong bộ hồ sơ xin visa Nhật Bản, bất kể người nộp đơn xin theo diện du lịch, thăm thân, công tác, du học hay lao động.
Thông qua tờ khai, cơ quan xét duyệt có cơ sở để đối chiếu với các giấy tờ khác trong hồ sơ, từ đó đánh giá tính chính xác và nhất quán của thông tin được cung cấp.
Vai trò của tờ khai trong quá trình xét duyệt visa
Tờ khai không chỉ đơn thuần là biểu mẫu hành chính mà còn là tài liệu tổng hợp những thông tin quan trọng nhất của người xin visa. Nội dung trên tờ khai sẽ được đối chiếu với hộ chiếu, giấy tờ công việc, hồ sơ tài chính, lịch trình chuyến đi và các giấy tờ liên quan khác để kiểm tra tính đồng nhất của toàn bộ hồ sơ.
Các trường hợp cần sử dụng tờ khai visa Nhật Bản
Tờ khai visa Nhật Bản được áp dụng cho hầu hết các mục đích nhập cảnh vào Nhật theo diện xin visa. Người nộp hồ sơ thường phải sử dụng mẫu đơn này khi xin visa du lịch tự túc, visa thăm thân, visa công tác, visa du học, visa lao động hoặc các diện lưu trú khác theo quy định của cơ quan ngoại giao Nhật Bản.
Mặc dù các loại visa có thể yêu cầu những giấy tờ bổ sung khác nhau, nhưng tờ khai xin visa vẫn là thành phần cơ bản và bắt buộc trong quá trình hoàn thiện hồ sơ trước khi nộp xét duyệt.
Tờ khai xin Visa Nhật Bản mới nhất 2026 theo quy định hiện hành
Tờ khai xin visa Nhật Bản năm 2026 tiếp tục được áp dụng theo mẫu chuẩn do Bộ Ngoại giao Nhật Bản ban hành, sử dụng thống nhất cho nhiều loại visa khác nhau như du lịch, thăm thân, công tác hoặc lao động. Người nộp hồ sơ cần sử dụng đúng phiên bản biểu mẫu mới nhất tại thời điểm nộp để đảm bảo tính hợp lệ, tránh trường hợp bị yêu cầu khai lại hoặc bổ sung hồ sơ.
Nguồn: Tờ khai xin Visa Nhật Bản cập nhật 2026
Link tải mẫu Tờ khai xin Visa Nhật Bản chính thức
Mẫu Tờ khai xin Visa Nhật Bản được phát hành trực tiếp bởi cơ quan ngoại giao Nhật và có thể tải về dưới dạng PDF hoặc điền trực tiếp trên link và tải về dạng PDF. Việc sử dụng đúng nguồn chính thức giúp đảm bảo biểu mẫu không bị chỉnh sửa sai lệch và phù hợp với yêu cầu xét duyệt hiện hành.
Những thay đổi cần lưu ý trên mẫu đơn mới
So với các phiên bản trước, mẫu tờ khai mới thường được chuẩn hóa lại về bố cục thông tin nhằm tăng tính rõ ràng và dễ đối chiếu giữa các mục khai báo. Một số nội dung được làm rõ hơn về thông tin cá nhân, lịch trình nhập cảnh và nơi lưu trú tại Nhật, giúp cơ quan xét duyệt dễ dàng kiểm tra tính thống nhất của hồ sơ.
Ngoài ra, người nộp đơn cần lưu ý sử dụng đúng phiên bản cập nhật, tránh dùng lại mẫu cũ đã lỗi thời vì có thể không còn phù hợp với yêu cầu tiếp nhận hồ sơ hiện tại.
Hướng dẫn điền Tờ khai xin Visa Nhật Bản theo từng mục thông tin
Việc điền Tờ khai xin Visa Nhật Bản cần đảm bảo tính chính xác tuyệt đối và thống nhất với các giấy tờ trong hồ sơ. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết theo từng mục để hạn chế sai sót trong quá trình khai đơn.
Nguồn: Tờ khai xin Visa Nhật Bản 2026 bản dịch
Thông tin cá nhân Tờ khai xin Visa Nhật Bản
[0] Ảnh thẻ
Dán ảnh kích thước 45mm x 35mm, chụp trong vòng 6 tháng gần nhất, nền sáng rõ, không chỉnh sửa quá mức và đúng tiêu chuẩn ảnh visa.
[01] Họ tên
Điền đúng theo hộ chiếu, gồm “Họ” và “Tên đệm + Tên”. Nếu có tên gọi khác thì ghi vào mục tương ứng, đảm bảo không viết tắt hoặc tự ý đảo thứ tự.
[02] Ngày và nơi sinh
Ghi đầy đủ theo định dạng ngày/tháng/năm, kèm theo địa điểm sinh rõ ràng như trong giấy khai sinh hoặc hộ chiếu.
[03] & [04] Giới tính và tình trạng hôn nhân
Đánh dấu (✓) vào ô tương ứng với thông tin thực tế, không được để trống hoặc chọn sai.
[05] Quốc tịch
Điền quốc tịch hiện tại. Trường hợp từng có quốc tịch khác thì khai bổ sung theo yêu cầu của mẫu.
[06] Số giấy tờ tùy thân
Ghi số CMND/CCCD chính xác, đảm bảo trùng khớp với thông tin trong hồ sơ cá nhân.
[07] & [08] Thông tin hộ chiếu
Chọn loại hộ chiếu phổ thông (Ordinary) và điền chính xác số hộ chiếu như trên trang thông tin.
[09] & [10] Cấp hộ chiếu
Ghi rõ nơi cấp, cơ quan cấp, ngày cấp và ngày hết hạn theo đúng hộ chiếu hiện tại.
[11] Giấy chứng nhận tư cách lưu trú (COE)
Chỉ điền thông tin COE nếu đã được cấp, bao gồm số hiệu giấy chứng nhận tư cách lưu trú do phía Nhật Bản cung cấp.
Thông tin chuyến đi trong Tờ khai xin Visa Nhật Bản
[12] & [13] Mục đích và thời gian nhập cảnh
Ghi rõ mục đích nhập cảnh (du lịch, thăm thân, lao động…) và thời gian lưu trú dự kiến tại Nhật Bản.
[14] & [15] Thông tin nhập cảnh
Điền ngày dự kiến đến Nhật, nơi nhập cảnh, tên chuyến bay hoặc phương tiện di chuyển nếu đã xác định.
[16] Nơi lưu trú tại Nhật
Khai chính xác địa chỉ nơi ở tại Nhật, số điện thoại và thông tin liên hệ của nơi lưu trú.
Thông tin cư trú & công việc tại Việt Nam trong Tờ khai xin Visa Nhật Bản
[17] Lịch sử nhập cảnh
Ghi rõ đã từng đến Nhật hay chưa, nếu có thì bổ sung thời gian và mục đích các lần trước.
[18] Thông tin cư trú tại Việt Nam
Điền địa chỉ thường trú, số điện thoại liên hệ và email cá nhân đang sử dụng.
[19] & [20] Thông tin công việc
Ghi rõ nghề nghiệp hiện tại, tên đơn vị công tác, địa chỉ và số điện thoại nơi làm việc. Thông tin cần thống nhất với giấy tờ chứng minh công việc trong hồ sơ.
Thông tin dành cho Visa Thăm thân trong Tờ khai xin Visa Nhật Bản
Nguồn: Tờ khai xin Visa Nhật Bản 2026 bản dịch
[21] Nghề nghiệp đối tác/cha mẹ
Mục này chỉ áp dụng trong trường hợp người xin visa là người chưa thành niên. Khi đó cần điền nghề nghiệp của cha mẹ hoặc người giám hộ hợp pháp theo đúng thông tin thực tế.
[22] Người bảo lãnh tại Nhật (Guarantor)
Khai đầy đủ thông tin của người bảo lãnh tại Nhật, bao gồm: họ tên, ngày sinh, giới tính, quốc tịch, nghề nghiệp, địa chỉ, số điện thoại và mối quan hệ với người xin visa. Tất cả thông tin cần trùng khớp với giấy tờ phía Nhật cung cấp, đặc biệt nếu có COE hoặc thư bảo lãnh.
[23] Người mời tại Nhật (Inviter)
Trong trường hợp người mời và người bảo lãnh là cùng một người, có thể ghi “Same as above” để tránh trùng lặp thông tin. Nếu là hai người khác nhau, cần khai riêng theo đúng thông tin được cung cấp.
[24] Ghi chú / Tình huống đặc biệt
Mục này dùng để bổ sung các thông tin phát sinh hoặc giải trình thêm nếu có yêu cầu đặc biệt trong hồ sơ. Nếu không có nội dung liên quan, có thể để trống theo đúng hướng dẫn của mẫu đơn.
[25] Câu hỏi pháp lý
Đọc kỹ toàn bộ các câu hỏi liên quan đến tiền án, tiền sự hoặc vi phạm pháp luật. Nếu không vi phạm, đánh dấu “No” cho tất cả các mục. Trường hợp chọn “Yes”, cần ghi rõ chi tiết và giải trình cụ thể trong phần bổ sung bên dưới.
[26] Ngày nộp và chữ ký
Ghi chính xác ngày, tháng, năm nộp hồ sơ và ký tên trực tiếp bằng chữ ký của người xin visa. Chữ ký phải trùng khớp với các giấy tờ khác trong hồ sơ để đảm bảo tính thống nhất.
Những lỗi thường gặp khi điền Tờ khai xin Visa Nhật Bản
Trong quá trình hoàn thiện tờ khai visa Nhật Bản, chỉ một sai sót nhỏ cũng có thể ảnh hưởng đến tính thống nhất của toàn bộ hồ sơ. Đây là lý do cơ quan xét duyệt thường đánh giá rất kỹ phần thông tin khai báo để đảm bảo độ chính xác giữa các giấy tờ.
Khai sai thông tin hộ chiếu
Một trong những lỗi phổ biến là nhập sai số hộ chiếu, ngày cấp hoặc ngày hết hạn. Những thông tin này phải trùng khớp tuyệt đối với hộ chiếu bản gốc, nếu không hồ sơ có thể bị yêu cầu chỉnh sửa hoặc bổ sung.
Khai không thống nhất với hồ sơ đính kèm
Thông tin trên tờ khai cần đồng nhất với các giấy tờ khác như sơ yếu lý lịch, hợp đồng lao động hay giấy tờ cá nhân. Việc lệch thông tin dù nhỏ cũng có thể gây nghi ngờ về độ chính xác của hồ sơ.
Ghi sai thông tin người mời hoặc người bảo lãnh
Đối với các trường hợp có người mời hoặc người bảo lãnh tại Nhật, việc khai sai tên, địa chỉ hoặc mối quan hệ là lỗi khá nghiêm trọng vì đây là nhóm thông tin được đối chiếu trực tiếp với hồ sơ phía Nhật Bản.
Thiếu chữ ký trên tờ khai
Tờ khai không có chữ ký của người nộp đơn sẽ không được xem là hợp lệ. Đây là lỗi đơn giản nhưng lại thường xuyên xảy ra khi người xin visa tự chuẩn bị hồ sơ.
Sử dụng mẫu đơn không đúng phiên bản
Việc dùng lại mẫu cũ hoặc tải từ nguồn không chính thống có thể dẫn đến sai định dạng hoặc thiếu trường thông tin theo yêu cầu mới. Điều này khiến hồ sơ không được tiếp nhận hoặc phải khai lại từ đầu.
Những câu hỏi thường gặp về Tờ khai xin Visa Nhật Bản
Tờ khai xin Visa Nhật Bản viết tay hay đánh máy?
Tờ khai xin Visa Nhật Bản có thể được điền bằng tay hoặc đánh máy tùy theo hướng dẫn của từng cơ quan tiếp nhận. Tuy nhiên, nội dung cần đảm bảo rõ ràng, không tẩy xóa và dễ đọc để tránh bị yêu cầu khai lại.
Tờ khai xin Visa Nhật Bản điền bằng tiếng Việt hay tiếng Anh?
Thông tin trên tờ khai thường được yêu cầu điền bằng tiếng Anh hoặc tiếng Nhật tùy theo mục thông tin. Việc sử dụng đúng ngôn ngữ theo mẫu giúp đảm bảo tính thống nhất với hệ thống xét duyệt hồ sơ.
Điền sai Tờ khai xin Visa Nhật Bản có sửa được không?
Trong trường hợp phát hiện sai sót, người nộp đơn thường cần khai lại tờ mới thay vì chỉnh sửa trực tiếp. Điều này giúp đảm bảo tính rõ ràng và tránh nhầm lẫn khi đối chiếu hồ sơ.
Có thể tự điền Tờ khai xin Visa Nhật Bản tại nhà không?
Người xin visa hoàn toàn có thể tự điền tờ khai tại nhà nếu nắm rõ hướng dẫn. Tuy nhiên, cần kiểm tra kỹ thông tin trước khi nộp để đảm bảo không sai lệch với các giấy tờ khác trong bộ hồ sơ.
Tờ khai xin Visa Nhật Bản có thời hạn sử dụng không?
Tờ khai không có “hạn sử dụng” cố định, nhưng chỉ có giá trị trong một bộ hồ sơ cụ thể tại thời điểm nộp. Nếu thay đổi thông tin hoặc nộp lại hồ sơ, cần khai lại từ đầu theo mẫu mới nhất.